Nowe zasady rozliczeń i obowiązek korekt

Drogi Kliencie (Szanowna Pani/Panie),

W ramach specjalnego programu, przeprowadzanego przez brytyjski Urządu Skarbowy (HMRC), zostaliśmy zobowiązani do wdrożenia szeregu procedur i zasad. Zasady te warunkują bardziej rygorystyczny sposób sporządzania zeznań podatkowych przez osoby samozatrudnione, ze szczególnym naciskiem na podwykonawców pracujących w systemie CIS. Program ma na celu podniesienie wiarygodności zeznań podatkowych oraz ukrócenie niezasadnych zwrotów nadpłaconego podatku. Wdrażanie programu HMRC rozpoczęło w roku 2012, włączając do niego kolejne biura księgowe w Wielkiej Brytanii. W tym roku, konkretnie 10 września, zasięgiem programu zostało objęte także nasze biuro, wraz z Klientami.

I. Zasady i procedury podnoszące wiarygodność rozliczeń podatkowych

W ramach nowego programu Taxpol oraz jego Klienci zostali zobowiązani do wprowadzenia szeregu nowych procedur oraz zasad. Oto najważniejsze z nich:
1. Taxpol, jako agent HMRC zobowiazany jest do zwiększenia świadomości wszystkich swoich Klientów w zakresie obowiązku prowadzenia i przechowywania odpowiedniej dokumentacji biznesowej, stanowiącej podstawę rozliczenia (zeznania) podatkowego.
2. Dokumentacja biznesowa, którą powinien prowadzić Klient powinna zawierać następujące informacje:
a) nazwę zleceniodawcy oraz adres miejsca pracy,
b) okresy rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym miejscu,
c) przychód za wykonaną w danym okresie pracę,
d) koszty poniesione w związku z wykonywaniem danej pracy.
3. Taxpol zobowiązany jest do przeprowadzania weryfikacji wydatków zadeklarowanych przez Klientów w ich rozliczenich. Taxpol powinien sprawdzać, czy wydatki zadeklarowane przez Klienta zostały rzeczywiście poniesione, i to wyłącznie oraz w całości w związku z prowadzoną działalnością.
4. Taxpol powinien uzyskać od swoich Klientów zapewnienie dotyczące prowadzenia i dostępności dokumentacji na potwierdzenie wszystkich danych liczbowych wykorzystanych do rozliczenia. Taxpol powinien sprawdzać wiarygodność tych gwarancji poprzez wybiórczą weryfikację.
5. Przed przesłaniem rozliczenia podatkowego do HMRC Klient powinien zapoznać się z ostateczną jego wersją i podpisać dokument, w którym wyraża zgodę na złożenie zeznania oraz akceptuje zamieszczone w nim kwoty.
6. Taxpol nie powinien składać zeznań podatkowych w imieniu Klientów, którzy w żaden sposób nie są w stanie udokumentować poniesionych wydatków, jeśli kwota wydatków przekracza 10% kwoty przychodów.
7. Zeznania podatkowe składane w imieniu Klientów wykazujące stosunek wydatków do przychodów w przedziale od 11% do 20%, mogą być składane wyłącznie w oparciu o prowadzoną przez Klienta dokumentację biznesową (patrz pkt. 2), potwierdzającą dane umieszczone w zeznaniu podatkowym. Taxpol jest zobowiazany do sprawdzaina, czy takowa dokumentacja istnieje.
8. Taxpol jest zobowiązany, aby wszelkie zeznania podatkowe Klientów wykazujące stosunek wydatków do przychodów powyżej 20% były składane wyłącznie po zapoznaniu się z całością dokumentacji i tylko jeśli dokumentacja ta jest dostępna w celu zweryfikowania danych liczbowych zawartych w zeznaniu podatkowym.

II. Nowe zasady interpretacji kosztów

Taxpol oraz jego Klienci zobowiązani są do stosowania nowych zasad interpretacji kosztów związanych z prowadzeniem działalności biznesowej:
1. Koszty biletow oraz paliwa, jako koszt dojazdu z domu do pracy nie jest akceptowalny przez HMRC, chyba że Klient pracuje w wielu miejscach i nie ma jednoznacznie określonego rejonu wykonywania swojej pracy lub wykonuje dane zlecenie poza rejonem standardowego wykonywania pracy. Koszt ten może być wliczony do rozliczenia pod warunkiem, że klient będzie potrafił go udokumentować np. notatkami. Pozostałe koszty transportu związane z biznesem jak np. dojazd do sklepu z narzędziami jest wciąż akceptowalny, pod warunkiem jednak, że Klient będzie potrafił wykazać, że rzeczywiście był poniesiony w celach tylko i wyłącznie biznesowych, a także będzie potrafił przedstawić w jakim celu i w powiązaniu do jakiego projektu poniósł dany koszt;
2. Koszty telefonu mogą zostać uznane jako poniesione w celach biznesowych pod warunkiem, że Klient będzie mógł udokumentować je bilansem telefonicznym z zaznaczeniem konkretnych rozmów;
3. Koszt wykorzystania internetu będzie akceptowalny jeśli został poniesiony w celach tylko i wyłącznie biznesowych i Klient będzie w stanie udowodnić zaistnienie takich sytuacji odpowiednimi dokumentami;
4. Magazynowanie narzędzi i materiałów w domu nie jest podstawą do zakwalifikowania użycia domu jako biura. Koszt ten będzie akceptowalny jeśli Klient używa pokoju w domu w celach wyłącznie biznesowych, np. by prowadzić zapiski związane z biznesem, zajmuje się rozwojem biznesu lub oferuje w nim swoje usługi. W takim przypadku jedynie w miesiącach, kiedy ten koszt wystąpił, Klient może zastosować określoną stałą ratę miesięczną.

III. Termin rozpoczęcia stosowania nowych zasad

Taxpol oraz jego Klienci, są zobowiązani do stosowania wszystkich nowych zasad od dnia 10 września 2014. Osoby pracujące w systemie CIS (podwykonawcy) powinny skorygować swe rozliczenia – w myśl powyższych zasad – za lata 2012/13 oraz 2013/14

IV. Program korekt dla Klientów CIS (Amendment Programme 2012/13 i 2013/14)

Wszyscy Klienci pracujący w systemie CIS (podwykonawcy, subcontractors), którzy w swoich rozliczeniach za lata 2012/13 i 2013/14 stosowali inną interpretację kosztów, niż ta przedstawiona powyżej, powinni skorygować swoje rozliczenia w myśl powyższych zasad. Taxpol na podstawie wewnętrznej analizy ma obowiązek wyselekcjonować takich Klientów i poinformować ich o wymogu korekt(y). Ostateczny termin złożenia dobrowolnej korekty za rok 2012/13 w ramach niniejszego programu upływa 31 grudnia 2014 roku. W rozliczeniach CIS skorygowane powinny zostać przede wszystkim:
1.koszt użycia domu jako biura,
2. koszt rozmów telefonicznych i internetu,
3. koszty dojazdu do pracy,
W następujący sposób: Koszty związane z użyciem domu jako biura, koszty rozmów telefonicznych oraz internetu powinny zostać zredukowane do zera, chyba, że przedstawiona zostanie stosowna dokumentacja biznesowa. Koszty dojazu do pracy (bilety, paliwo, etc.) przy braku dokumentacji powinny wynosić nie więcej niż 20-50%.

V. Gwarancje HMRC

HMRC gwarantuje, że wobec Klientów, którzy zaakceptują i zastosują się do warunków nowego programu (włącznie z Klientami CIS, zobowiązanych do złożenia wymaganych korekt), nie będą wymagane zmiany w rozliczeniach za lata wcześniejsze niż 2012/13, w związku z powyższymi przesłankami. Oznacza to, że HMRC nie będzie domagał się od tych Klientów korekt zeznań podatkowych sporządzonych przed 6 kwietnia 2013, chyba że zeznanie takie zostanie wytypowane do kontroli z przyczyn niezwiązanych z niniejszym programem. HMRC gwarantuje, że wobec Klientów CIS, którzy dokonają dobrowolnych i prawidłowych korekt za lata 2012/13 i 2013/14 nie będą zastosowane żadne kary, a ewentualna spłata niezasadnie pobranego zwrotu podatku nie będzie obarczona odsetkami karnymi.
HMRC zastrzega, że powyższe gwarancje obejmują wyłącznie Klientów, którzy pozostaną we współpracy ze swoim Agentem, w tym wypadku z biurem księgowym Taxpol.

VI. Konsekwencje i kary

Klienci, którzy nie zastosują się do zasad nowego programu, włącznie z Klientami CIS, którzy nie dokonają dobrowolnie wymaganych korekt za lata 2012/13 i 2013/14, narażają się na kontrolę swoich rozliczeń podatkowych i dochodzenie zwrotu niesłusznie pobranych nadpłaconych podatków łącznie z karami i odsetkami karnymi:
a) do 4 lat wstecz – w przypadku stwierdzenia pomyłek popełnionych pomimo zachowania należytej dbałości,
b) do 20 lat wstecz – jeśli nieprawidłowości w zeznaniu podatkowym wynikają z zaniedbań i działań celowych.

HMRC informuje, podda kontroli wszystkich Klientów, którzy zdecydują się zrezygnować z usług swojego aktualnego Agenta (w tym wypadku biura księgowego Taxpol) – zmienią biuro lub zaczną składać zeznania podatkowe samodzielnie. Działanie takie zostanie zinterpretowane, jako próba ominięcia nowych zasad. HMRC jest w stanie odszukać i zidentyfikować wszystkich takich Klientów.

Podsumowanie

Niniejszy list sporządzony został ściśle na podstawie wytycznych HMRC. Prosimy go nie bagatelizować. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji prosimy o kontakt z naszymi biurami.

Klientom CIS kwalifikującym się do korekt zalecamy ich dobrowolne złożenie. Konsekwencje niezłożenia mogą być kosztowne. W składaniu korekt oferujemy oczywiście naszą pomoc.

Jeśli koszty które przedstawiłeś w rozliczeniu przekraczają 20% dochodu, ale uważasz, że są one prawdziwe i zostały poniesione rzeczywiście w celach wyłącznie biznesowych, pomożemy ci sporządzić (odtworzyć) odpowiednią dokumentację biznesową, zgodnie z zaleceniami HMRC. Wtedy korekta być może nie będzie wymagana. Jeśli sporządzenie takiej dokumentacji nie będzie możliwe, uzgodnimy strategię obrony, na wypadek kontroli.

Jeśli koszty, które przedstawiłeś w rozliczeniu, przekraczają 20% dochodu, i wiesz, że część z nich nie jest prawdziwa lub nie w pełni poniesiona w celach biznesowych, wtedy dobrowolna korekta jest absolutnie wymagana.

Prosimy o jak najszybszy kontakt. Korekty pomagamy sporządzać za darmo, pod warunkiem, że spotkanie nie przekroczy 30 minut (90% przypadków mieści się w tym czasie). Jesteśmy do Państwa dyspozycji do 12 grudnia. Do 31 grudnia mają Państwo możliwość złożenia korekty samodzielnie, bez naszej pomocy. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt: 0208 578 9433 lub: 078 0937 4756 lub na email: kasia.chariton@taxpol.ltd.uk

Mamy nadzieję, że zaakceptują Państwo nowe zasady, i będą one, dzięki wspólnym wysiłkom, możliwie jak najmniej uciążliwe.

Z poważaniem,
Artur Paprotny
Dyrektor